为便于本集团正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映本集团主要活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,制定本规定。
一、归档范围
(一)党政办-文书档案、照片档案、特殊载体档案、实物档案
1.上级机关颁发的属于集团主管业务并经贯彻执行的决议、决定、指示、条例、规定等文件材料
1.1方针、政策法规性的、重要业务性的 永久
1.2一般业务问题性的 30年
1.3事务性、有参考价值的 10年
2.上级机关召开会议的文件材料
2.1重要会议性的 永久
2.2一般业务性的 30年
2.3事务性、有参考价值的 10年
3.集团颁发的(包括与其他机关联合颁发的)决议、条例拟定、通报、通知等文件
3.1方针、政策法规性的、重要业务性的 永久
3.2一般业务性的 30年
3.3事务性、有参考价值的 10年
4.集团的请示与上级机关的批复,下属单位的请示与集团的批复
4.1方针政策性的、重要问题性的 永久
4.2一般事务性的 10年
5.集团召开的工作会议,职工代表大会,重要会议的文件材料。
5.1主要职能活动年度的、重要专题的 永久
5.2半年的、季度的、一般性专题的 30年
6.集团与上级部门签订的合同、协议等文件材料
永久
7.集团机构改革、干部任免的文件材料 永久
8.集团内部机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印章等文件材料 永久
9.集团的历史沿革、大事记、发展概况资料、编辑的刊物及反映集团活动的照片、录音、录像等文件材料 永久
10.集团荣获的证书、奖牌、奖杯、锦旗等实物
永久
11.集团劳动模范、先进工作者等文件材料
11.1省、市(含市级)级以上的 永久
11.2市级以下 30年
12.集团对相关人员的奖励、处分材料
12.1影响大、问题严重的 永久
12.2一般性的 30年
13.干部、职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料
永久
14.集团职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 30年
15.集团职工、党员、团员名册 永久
16.集团组织沿革、大事记 永久
17.集团有关区域变化、征用土地的文件 永久
18.集团关于奖金发放、劳动保护、安全生产等方面相关政策的材料 30年
19.集团有关企业整顿、升级、规章制度、岗位责任等方面的文件材料 永久
20.集团关于重大的生产、伤亡事故的处理报告、结论的材料 永久
(二)人力资源部-人事档案、绩效考核
1.集团关于人力资源发展规划、总体人事及管理政策文件的制定 永久
2.集团各部门的定岗定编及员工招聘、甄选和录用工作 永久
3.集团外部人才储备体系及内部人才梯队建设,对人才任用提出建议 永久
4.牵头负责新进人员的定级鉴定 永久
5.在职员工劳动合同的签订 永久
6.新进人员、停薪留职、内退、退休人员手续的办理工作 永久
7.有关绩效考核方面的文件材料 永久
(三)计划财务部-会计档案
1.年度工作计划总结 永久
2.年、季、月财务决算报表 30年
3.上级对调整水价和其它一些价格的报告、批复和有关价格政策的文件材料 永久
4.有关固定资产的购置、报废的报告、批复等文件材料
4.1方针政策性的、重要问题性的 永久
4.2一般事务性的 30年
5.有关财务账册、票根、凭证按会计档案制度执行
5.1财务报表
5.1.1年度报表 永久
5.1.2月报表、季报表 10年
5.2会计凭证
5.2.1原始凭证、记账凭证、汇总凭证 30年
5.3会计账簿
5.3.1现金和银行存款日记账、总账、明细账、辅助账簿 30年
5.3.2固定资产(报废清理后) 5年
(四)生产设备部-设备档案
1.外购设备 长期
1.1设备的验收、安装、调试记录、性能鉴定书
1.2备件图册、说明书
1.3设备效率、试验报告、设备更新大修鉴定报告材料
2.自制设备 长期
2.1设备技术文件(设计任务书)
2.2全套设备图纸、预、决算
2.3设备的试制、检验、鉴定合格证
2.4设备的验收记录、使用记录、技术操作规程
3.设备总台帐 长期
(五)企业发展部-基建档案
1.有关工程项目的申请报告,上级对工程项目的批复、建筑施工执照 永久
2.厂址及管线位置的选择、核准用地范围、地质勘测报告,水文资料等 永久
3.设计委托书(基建)、任务书、初步设计、技术设计(工艺、土建动力)施工图、计算书、说明书
永久
4.工程协议、合同概算、预算、决算 永久
5.工程施工的开工报告,原材料出厂证明,钢筋焊接试验报告;钢结构,钢筋混凝土等物出厂证明;设计变更,工程更改单;基础工程验收记录;隐蔽工程验收记录;分部、分项工程质量评定;工程质量事故及缺陷处理,遗留问题的处理意见;沉降、移位、变形观测记录 永久
6.全套竣工图纸,竣工说明书及验收报告,工程现场照片,录音、录像等声像材料,竣工验收会议文件、会议决定及项目质量详审材料 永久
7.工程改建、扩建等所形成的图纸及文字材料
永久
(六)客服中心-用户档案
有关用户安装水表、管道等所形成的资料
永久
(七)安装公司-基建档案
1.有关工程项目的申请报告 永久
2.工程合同 永久
3.工程结算工程结算的审核报告、工程审定结算书 永久
4.全套竣工图纸,竣工说明书及验收报告,工程现场照片,录音、录像等声像材料,竣工验收会议文件、会议决定及项目质量详审材料 永久
(八)总调度中心-设备档案
有关自控、仪表设备资料 长期
(九)石城污水处理有限公司-基建档案、设备档案
1.有关工程项目的申请报告,上级对工程项目的批复、建筑施工执照 永久
2.厂址及管线位置的选择、核准用地范围、地质勘测报告,水文资料等
3.设计委托书(基建)、任务书、初步设计、技术设计(工艺、土建动力)施工图、计算书、说明书
永久
4.工程协议、合同概算、预算、决算 永久
5.全套竣工图纸,竣工说明书及验收报告,工程现场照片,录音、录像等声像材料,竣工验收会议文件、会议决定及项目质量详审材料 永久
6.工程改建、扩建等所形成的图纸及文字材料
永久
7.外购设备 长期
7.1设备的验收、安装、调试记录、性能鉴定书
7.2备件图册、说明书
7.3设备效率、试验报告、设备更新大修鉴定报告材料
(十)物资供应处-设备档案
有关电磁式水表资料 长期
(十一)水质检测中心-设备档案
1.外购设备 长期
1.1设备的验收、安装、调试记录、性能鉴定书
1.2备件图册、说明书
1.3设备效率、试验报告、设备更新大修鉴定报告、维护保养材料
二、保管期限表
(一)文书档案保管期限表
1.本集团制发的文件材料
1.1方针、政策法规性的、重要业务问题的
永久
1.2一般业务问题性的 30年
1.3事务性、有参考价值的 10年
2.本集团的请示与上级机关的批复、本集团和部门的请示、报告与本集团的批复
2.1方针政策性的、重要问题的 永久
2.2一般事务性问题的 10年
3.上级领导检查、指导工作的重要指示、讲话、照片、录像 永久
4.本集团工作活动的工作总结、报告
4.1主要职能活动年度的、重要专题的 永久
4.2半年的、季度的、一般专题的 10年
5.本集团机构设置、撤并、名称更改、工作条例、人员编制、启用印章文件材料 永久
6.干部任免的文件材料 永久
7.本集团劳动模范、先进工作者等文件材料
7.1省、市(含市级)级以上的 永久
7.2市级以下 30年
8.本集团对有关人员的奖励、处分材料
8.1影响大、问题严重的 永久
8.2一般性的 30年
9.干部、职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料 永久
10.本集团职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 30年
11.本集团职工、党员、团员名册 永久
12.本集团组织沿革、大事记 永久
13.本集团有关区域变化、征用土地的文件
永久
14.本集团关于奖金发放、劳动保护、安全生产等方面的规定 30年
15.本集团有关企业整顿、企业升级、企业标准、规章制度、岗位责任等方面的文件材料 永久
16.本集团关于重大的生产、伤亡事故的处理报告、结论 永久
(二)照片档案保管期限表
1.照片 永久
(三)特殊载体档案保管期限表
1.光盘 长期
2.录音、录像 长期
(四)用户档案保管期限表
1.用户档案 永久
(五)基建档案保管期限表
1.办公用房 永久
2.管道类(清水管网、污水管网) 永久
3.源水厂(黄岗取水口、备用水源) 永久
4.净水厂(长湾水厂、善巷水厂) 永久
5.污水厂(石城污水厂) 永久
(六)设备档案保管期限表
1.生产类 长期
2.工程类 长期
(七)会计档案保管期限表
1.会计凭证
(1)原始凭证 30年
(2)记帐凭证 30年
(3)汇总凭证 30年
2.会计帐簿
(1)现金和银行存款日记帐 30年
(2)明细帐 30年
(3)总帐(包括日记总帐) 30年
(4)辅助帐薄 30年
(5)固定资产(报废清理后) 5年
3.会计报表
(1)年度报表 永久
(2)月报表、季报表 10年
4.其它
(1)会计移交清册 30年
(2)会计档案保管清册 永久
(3)会计档案销毁清册 永久
(八)人事档案保管期限表
1.在职职工 永久
2.退休职工 移交人社部门
(九)实物档案保管期限表
1.证书 永久
2.奖牌 永久
3.奖杯 永久
4.锦旗 永久